Les documents administratifs sont d’une importance capitale. Ce sont eux qui retracent la vie d’une personne. Il faudrait donc penser à bien organiser les documents, les papiers et autres dossiers importants. Car une mauvaise organisation peut causer la perte des papiers importante de votre vie telle que l’attestation de travail. Cela dit, comment ordonner vos documents administratifs ? Découvrez dans cet article, différentes manières de trier et de classer vos papiers.
Organiser selon un ordre alphabétique
Les dossiers, papiers et autres documents administratifs peuvent être classés selon une chronologie alphabétique afin de vite les retrouver. Le classement est donc facile à réaliser. Il suffit de tenir compte du titre de chaque document ou de dossier. Agir ainsi vous aidera à retrouver le dossier que vous cherchez en un rien de temps. Vous n’aurez donc plus de grandes fouilles à faire pour constituer vos documents de travail en cas d’urgence. Par ailleurs, si le classement doit contenir les papiers de domicile, les dossiers de vos enfants ou encore les papiers pour les aides financières, vous devez d’abord faire un premier classement avant de mettre les piles de dossiers selon un ordre alphabétique. Comme aides de rangement, vous pouvez vous faire servir des pochettes et de classeurs. Ce sont des outils qui servent de logement à vos dossiers. N’oubliez pas de numéroter vos pochettes et vos classeurs afin de mieux classer vos dossiers. Au besoin, collez un justificatif d’emplacement sur les aides de rangement.
Classer en fonction de la thématique
Outre le classement par ordre alphabétique, vous pourrez également vous servir de la thématique des documents et procéder au rangement selon cette catégorie. Procéder au logement des documents dans les pochettes et classeurs vous permet de trier efficacement vos dossiers. En effet, le classement par la thématique consiste à trier et classer les documents selon leur domaine. Vous pourrez par exemple faire un logement des documents civils dans les classeurs, puis ranger les documents de travail dans un autre outil d’hébergement. Pour plus de discernement, vous pourrez trouver des classeurs de différentes couleurs pour chaque catégorie. Lorsque les dossiers atteignent un volume important, vous pourrez faire un classement en deux parties. N’oubliez pas d’inscrire des notes pour ne pas causer de perturbations en cas de fouilles.
Le classement numérique
Les progrès technologiques ont permis de rompre avec les aides de rangement classiques. Aujourd’hui, vous pourrez vous servir d’un ordinateur et classer vos dossiers. L’ordinateur est d’ailleurs un outil de rangement rapide. Il suffit d’y créer un dossier qui servira de logement à vos documents. Qu’il s’agisse de papiers de domicile, d’école ou de travail, tout peut être inséré et sauvegardé dans l’ordinateur. Avec cet outil, vous n’aurez plus d’encombrement sur votre bureau. Finis les pochettes et classeurs suspendus ! En quelques clics, vous aurez sous la main le document désiré. De plus, vous pourrez utiliser une adresse e-mail pour faire un deuxième hébergement. Cette adresse électronique permettra de classer directement vos documents même sans l’ordinateur. Étant donné l’importance des documents dans la vie, l’idéal serait d’augmenter la sécurité sur outils électroniques. Si vous ne savez pas comment vous y prendre, l’idéal serait de vous référer à un professionnel.
